چرا کتابخانه ذخیره سازی من اینقدر بزرگ است؟ اتوکد را سرزنش کنید

در حین مرور مخزن شیرپوینت، یک سایت متمایز شد. بیشتر مخزن او در کتابخانه ای نبود که کاربران بتوانند آن را ببینند. در کتابخانه ذخیره سازی، کتابخانه مخفی که شیرپوینت برای نگهداری از آن استفاده می کند، بود و به 665 گیگابایت افزایش یافته بود.

این سایت متعلق به تیمی بود که روی اتوکد کار می کرد و تحت پوشش یک خط مشی نگهداری هفت ساله قرار داشت. هیچ یک از این چیزها غیرعادی نیست. در مجموع آنها گران قیمت بودند.

این مقاله توضیح می دهد که چرا این اتفاق می افتد. همه چیز به نحوه ذخیره نقشه ها توسط اتوکد و روشی که ذخیره شیرپوینت با فایل های پاک شده مدیریت می کند، برمی گردد، و هنگامی که این دو را در کنار هم ببینید، رشد کاملاً منطقی است. همچنین نحوه بررسی اینکه آیا سایت‌های شما تحت تأثیر قرار گرفته‌اند، چگونه حدود 571 گیگابایت از آن فضا را به دست آورده‌ایم، و چه چیزی را برای جلوگیری از تکرار آن تغییر دهیم، بررسی خواهم کرد. اگر قوانین حفظ را اجرا می کنید و شخصی در سازمان شما نقشه های CAD را در شیرپوینت یا تیم ها ذخیره می کند، ده دقیقه ارزش دارد.

نحوه عملکرد کتابخانه ذخیره سازی

هنگامی که یک سیاست حفظ یک سایت شیرپوینت را پوشش می دهد، شیرپوینت یک کتابخانه مخفی به نام کتابخانه نگهداری ایجاد می کند. وظیفه آن ذخیره نسخه هایی از محتوایی است که کاربران آن را اصلاح یا حذف می کنند تا سازمان بتواند بعداً آن را دوباره ایجاد کند. مستندات مایکروسافت در مورد نگهداری برای شیرپوینت و وان درایو قوانین را تعریف می کند (Microsoft Learn: درباره حفظ شیرپوینت و OneDrive بیاموزید). چهار نفر از آنها هر آنچه را که در ادامه می آید توضیح می دهند.

حذف یک فایل یک کپی را به آنجا ارسال می کند. با یک سیاست حفظ، حذف یک مورد که در معرض نگهداری است، نسخه اصلی را در کتابخانه نگهداری کپی می کند. ویرایش نیز با یک استثنا: محتوای جدید در اولین بار که ویرایش می‌شود کپی نمی‌شود.

فایل های جدید و همچنین فایل های قدیمی ضبط می شوند. به راحتی می توان فرض کرد که ذخیره فقط از فایل هایی محافظت می کند که در زمان اعمال خط مشی وجود داشته اند. در مورد سیاست‌های حفظ، مایکروسافت می‌گوید که هر محتوای جدیدی که پس از گنجاندن در این خط‌مشی ایجاد یا به سایت اضافه شده است نیز حفظ می‌شود. بنابراین فایلی که به مدت پنج دقیقه وجود دارد و سپس حذف می شود همچنان باقی می ماند.

محدودیت های نسخه دیگر اعمال نمی شود. به طور معمول، کتابخانه نسخه های قدیمی را پس از رسیدن به حد مجاز نسخه خود، هرس می کند. برای موارد مشمول خط‌مشی‌های نگهداری، این محدودیت‌ها تا پایان دوره نگهداری نادیده گرفته می‌شوند، بنابراین نسخه‌های قدیمی پاکسازی نمی‌شوند.

همه اینها در ذخیره سازی شما حساب می شود. کتابخانه حفظ فضای ذخیره سازی در سهمیه ذخیره سازی سایت گنجانده شده است و مایکروسافت هشدار می دهد که ممکن است در هنگام استفاده از نگهداری برای شیرپوینت به فضای ذخیره سازی بیشتری نیاز داشته باشید (Microsoft Learn: درباره سیاست های حفظ و برچسب های حفظ اطلاعات کسب کنید).

با یک سیاست هفت ساله، هر چیزی که وارد این کتابخانه می شود، هفت سال باقی می ماند. هیچ کدام از اینها اشتباه نیست. این یک نگهدارنده است که دقیقاً همان کاری را انجام می دهد که برای انجام آن طراحی شده است. مشکل این است که اتوکد از چه چیزی به آن تغذیه می کند.

کاری که اتوکد هر بار که ذخیره می کنید انجام می دهد

ذخیره یک نقاشی در اتوکد فقط بازنویسی نیست. در پشت صحنه چندین فایل را به هم می زند و اکثر کاربران هرگز آن را نمی بینند زیرا اتوکد فایل های اضافی را پنهان می کند.

پشتیبان گیری از فایل ها به طور پیش فرض، هر ذخیره یک علامت ایجاد می کند .bak فایل در همان پوشه نقاشی. این یک کپی دقیق از طراحی است که قبل از این ذخیره بود و فقط یک مورد ذخیره می شود. تنظیم توسط مدیریت می شود ISAVEBAK متغیر سیستم است و به طور پیش فرض گنجانده شده است (Autodesk: انواع فایل اتوکد).

چه کسی فایل دارد. در حالی که نقشه باز است، اتوکد ایجاد می کند .dwl و .dwl2 فایل ها به آن اینها اغلب فایل‌های قفل نامیده می‌شوند، اما در واقع دیگر چیزی را قفل نمی‌کنند. آنها وجود دارند بنابراین دستور WHOHAS می تواند به شما بگوید چه کسی نقشه را باز کرده است و زمانی که نقشه بسته می شود حذف می شوند.

آنها را کنار هم قرار دهید و یک ذخیره چیزی شبیه به این به نظر می رسد، بر اساس تجزیه و تحلیل دقیق فرآیند ذخیره اتوکد که توسط شریک Autodesk IMAGINiT منتشر شده است (IMAGINiT: AutoCAD File Save Process Explained):

1. موجود .bak فایل به یک فایل موقت تغییر نام داد.
2. را .dwl و .dwl2 فایل ها حذف می شوند
3. فعلی .dwg به تغییر نام می یابد .bak.
4. طراحی جدید به صورت نوشته شده است .dwg.
5. فایل موقت حاوی آرشیو قدیمی حذف می شود.
6. را .dwl و .dwl2 فایل ها دوباره ایجاد می شوند.

در یک رانندگی محلی، هیچ کس اهمیتی نمی دهد. آرشیو قدیمی ناپدید می شود، آرشیو جدید جای آن را می گیرد و پوشه مانند قبل به نظر می رسد. در یک کتابخانه شیرپوینت همگام‌سازی شده، هر یک از این حذف‌ها و تغییر نام‌ها چیزی است که کلاینت همگام‌سازی می‌تواند آپلود کند.

چرا این دو با هم منفجر می شوند

حالا این دو مجموعه قانون را با هم ترکیب کنید.

را .bak فایل یک کپی کامل از نقاشی است. در کتابخانه همگام‌سازی قرار دارد، بنابراین مشتری همگام‌سازی آن را در شیرپوینت آپلود می‌کند. دفعه بعد که ذخیره می کنید، اتوکد این نسخه پشتیبان را حذف می کند و یک نسخه جدید ایجاد می کند. در شیرپوینت، این کار حذف یک فایل تحت پوشش یک سیاست حفظ است، بنابراین یک کپی کامل از آن به کتابخانه ذخیره سازی می رود، جایی که به مدت هفت سال باقی می ماند.

مهم نیست که پشتیبان گیری فقط موقتی بوده است. خط‌مشی‌های حفظ محتوای جدیدی را که حذف می‌شود، حفظ می‌کند، نه فقط محتوایی که در زمان اجرای خط‌مشی وجود داشته است. هر ذخیره ای که به شیرپوینت می رسد می تواند یک نسخه کامل دیگر از طراحی را پشت سر بگذارد.

را .dwl و .dwl2 فایل ها به صورت متفاوتی به پشته اضافه می شوند. هر کدام کوچک هستند، اما هر بار که یک طراحی باز، ذخیره و بسته می شود، ایجاد و حذف می شوند. در طول سال‌ها، این تعداد زیادی فایل کوچک ذخیره شده است، که مرور و حسابرسی کتابخانه را بسیار سخت‌تر می‌کند، اگرچه آنها کمی به اندازه آن اضافه می‌کنند.

و خود نقاشی ها مصون نیستند. با محدودیت‌های نسخه‌ای که طبق قوانین حفظ، هر نسخه از هر کدام به حالت تعلیق درآمده است .dwg تا پایان دوره نگهداری ذخیره می شود.

برای اینکه ببینید چقدر سریع جمع می شود، یک مثال بزنید. تصور کنید یک نقاشی 25 مگابایتی هشت بار در روز توسط هر یک از 15 پیش نویس برای 230 روز کاری در سال نوشته شده است. اگر هر یک از این نسخه‌های پشتیبان قبل از جایگزینی به شیرپوینت برسد، حدود 690000 مگابایت یا تقریباً 670 گیگابایت نسخه پشتیبان حذف شده در یک سال است که همه آنها هفت بار ذخیره می‌شوند. اعداد واقعی متفاوت است زیرا مشتری همگام‌سازی همه فایل‌های میانی را آپلود نمی‌کند و طرح‌های اولیه و عادت‌های ذخیره‌سازی متفاوت است. اما نشان می دهد که چرا رشد می تواند بسیار سریع باشد.

پیدا کنید چه چیزی در کتابخانه ذخیره سازی شما وجود دارد

کتابخانه پنهان است، اما اندازه آن پنهان نیست. به عنوان مدیر مجموعه سایت، سایت را باز کنید معیارهای ذخیره سازی صفحه در یک سایت مدرن، آسان‌ترین راه رفتن مستقیم است /_layouts/15/storman.aspx در انتهای آدرس سایت کتابخانه ذخیره سازی در اندازه کلی آن به همراه کتابخانه های معمولی فهرست شده است. اگر بزرگتر از کتابخانه هایی است که مردم واقعاً استفاده می کنند، این اولین سرنخ شماست.

با این حال، اندازه به تنهایی دلیل آن را به شما نمی گوید. برای اینکه بفهمید چه چیزی باعث آن می شود، محتوا را بر اساس نوع فایل تجزیه کنید. یک گزارش PnP PowerShell فقط خواندنی این کار را انجام می دهد:

Connect-PnPOnline -Url "https://yourtenant.sharepoint.com/sites/drafting" -ClientId "" -Interactive

Get-PnPListItem -List "Preservation Hold Library" -PageSize 2000 -Fields FileLeafRef, File_x0020_Size |
    Group-Object { [IO.Path]::GetExtension($_['FileLeafRef']).ToLower() } |
    ForEach-Object {
        $bytes = ($_.Group | ForEach-Object { [double]$_['File_x0020_Size'] } | Measure-Object -Sum).Sum
        [pscustomobject]@{
            Extension = $_.Name
            Files     = $_.Count
            SizeGB    = [math]::Round($bytes / 1GB, 2)
        }
    } |
    Sort-Object SizeGB -Descending

این یک کتابخانه فقط خواندنی است. مایکروسافت واضح است که نباید خودتان فایل‌های موجود در کتابخانه ذخیره‌سازی را ویرایش، حذف یا انتقال دهید. از ابزارهای سازگاری برای کار با محتوای ذخیره شده استفاده کنید.

اگر .bak از نظر اندازه در بالای این لیست قرار دارد، با .dwl و .dwl2 نزدیک به بالای تعداد، شما به مدل اتوکد نگاه می کنید. سپس مجموع کتابخانه را با اندازه نقاشی هایی که مردم واقعاً روی آنها کار می کنند مقایسه کنید. وقتی کپی‌های ذخیره‌شده کمتر از فایل‌های زنده هستند، می‌دانید فضای ذخیره‌سازی شما کجا رفته است.

بررسی کنید که کدام خط‌مشی‌ها سایت را پوشش می‌دهند

همچنین ارزش این را دارد که دقیقاً کدام خط‌مشی‌های نگهداری اعمال می‌شود، زیرا یک سایت می‌تواند تحت پوشش خط‌مشی‌ای قرار گیرد که «همه سایت‌های شیرپوینت» را هدف قرار می‌دهد بدون اینکه کسی آن را به عنوان یک خط‌مشی پیش‌نویس در نظر بگیرد. در PowerShell Security & Compliance، این هر خط مشی را با سایت های SharePoint که شامل می شود فهرست می کند و مستثنی می کند:

Connect-IPPSSession

Get-RetentionCompliancePolicy -DistributionDetail |
    Select-Object Name, Enabled, SharePointLocation, SharePointLocationException

الف SharePointLocation در All به این معنی است که قوانین هر سایت، از جمله سایت های مرحله بندی شما را پوشش می دهد، مگر اینکه در موارد استثنا ظاهر شوند. به یاد داشته باشید که فروشگاه‌های eDiscovery از کتابخانه نگهداری نگهداری نیز استفاده می‌کنند، بنابراین اگر سایتی تحت نظارت قانونی است، دلیل دیگری است که محتوا نمی‌تواند منتشر شود.

بازیابی فضا

شما نمی توانید به سادگی فایل ها را از کتابخانه ذخیره سازی حذف کنید. اگر چه یک خط مشی حفظ اعمال می شود، این مورد پشتیبانی نمی شود و به هر حال هدف حفظ را شکست می دهد. فاصله زمانی برگردانده می‌شود که دیگر حفظ بر آن موارد اعمال نشود، بنابراین اصلاح باید در سطح خط‌مشی انجام شود.

گزینه های واقع بینانه عبارتند از:

• حذف سایت از سیاست حفظ، و در عوض آن را با چیزی هدفمندتر بپوشانید.
• قوانین را با تگ های نگهدارنده به طور خودکار جایگزین کنید برای آن سایت، که می تواند از یک پرس و جو برای تصمیم گیری در مورد ذخیره شده استفاده کند. اسناد مایکروسافت حذف کل کتابخانه های اسناد از یک خط مشی اجرای خودکار با یک NOT(DocumentLink:"") شرایط و همان رویکرد پرس و جو می تواند محتوایی را که واقعاً باید ذخیره کنید هدف قرار دهد.
• کاهش دوره نگهداری، اگر هفت سال بیشتر از نیاز واقعی تجارت یا الزام قانونی باشد.

هر یک از اینها راه حلی برای ضبط است، نه فقط ذخیره سازی. قبل از ایجاد تغییر، با افرادی که دارای شرایط نگهداری شما هستند بررسی کنید، زیرا حذف حفظ از محتوایی که واقعاً به آن نیاز دارد، مشکلی بسیار بزرگتر از حساب ذخیره سازی است.

سپس صبور باشید. هنگامی که سایتی از سیاست‌های حفظ معاف است، مایکروسافت محتوای خود را برای یک دوره مهلت 30 روزه حفظ می‌کند تا از دست دادن تصادفی داده‌ها جلوگیری کند (Microsoft Learn: درباره خط‌مشی‌های حفظ و برچسب‌های حفظ اطلاعات بیاموزید). پس از این، یک کار تایمر که هر هفت روز اجرا می‌شود، کتابخانه را پاکسازی می‌کند و محتوا از مرحله دوم سطل بازیافت عبور می‌کند، جایی که پس از 93 روز برای همیشه حذف می‌شود. مخزن یک شبه آزاد نمی شود.

در مورد ما، حدود 571 گیگابایت از 665 گیگابایت پس از پردازش نگهداری آن محتوا و منقضی شدن فرآیند پاکسازی مایکروسافت، بازگشت.

برای جلوگیری از تکرار آن

بازیابی فضا تنها نیمی از کار است. اگر چیزی تغییر نکند، صبح روز بعد کتابخانه دوباره پر می شود. سه مکان برای ایجاد تغییرات وجود دارد.

دسترسی به شیرپوینت پشتیبان‌گیری را متوقف کنید

سرویس گیرنده همگام‌سازی OneDrive خط‌مشی به نام دارد انواع خاصی از فایل را از آپلود حذف کنید (EnableODIgnoreListFromGPO، از طریق Group Policy یا کاتالوگ Intune Settings در دسترس است (Microsoft Learn: از Group Policy برای مدیریت تنظیمات همگام سازی OneDrive استفاده کنید). اضافه کنید *.bak، *.dwl و *.dwl2 این فایل ها را به جای آپلود در درایو محلی ذخیره می کند تا هرگز به محتوای ذخیره شده شیرپوینت تبدیل نشوند.

داد و ستد این است .bak فایل ها دیگر در شیرپوینت نیستند. این معمولاً خوب است زیرا تاریخچه نسخه خود شیرپوینت قبلاً به شما مسیری برای کپی های قبلی ترسیم می دهد. اما ابتدا با تیم ساخت چک کنید زیرا برخی افراد به تغییر نام a متکی هستند .bak برای بازیابی یک نقاشی

یا از ساخت اتوکد جلوگیری کنید

گزینه مستقیم تر، خاموش کردن بایگانی است. راه اندازی ISAVEBAK به 0 ایجاد اتوکد را متوقف می کند .bak اصلاً فایل‌ها را ارسال می‌کند و Autodesk مقدار رجیستری پشت آن را مستند می‌کند، IsaveBackupDwg، اگر می خواهید آن را به صورت مرکزی مستقر کنید (Autodesk: چگونه ایجاد فایل های BAK را غیرفعال کنیم). با این حال، این یک تغییر بزرگتر برای کاربران است، بنابراین به همان گفتگو با تیم سازنده نیاز دارد. اگر نسخه شیرپوینت مسیر بازیابی شما است، قبل از گرفتن نسخه پشتیبان مطمئن شوید که آنها می دانند چگونه از آن استفاده کنند.

طراحی را با CAD در نظر داشته باشید

راه‌اندازی خط‌مشی کلی نگهداری در هر سایت آسان است، اما با کتابخانه پیش‌نویس مانند کتابخانه مالی رفتار می‌کند. برای سایت‌هایی پر از فایل‌های بزرگ و مکرر ذخیره‌شده، یک رویکرد هدفمندتر ارزش تلاش بیشتری را دارد: برچسب‌های حفظ خودکار اعمال می‌شود با یک جستجوی محتوایی که واقعاً باید نگه دارید، یا یک خط‌مشی جداگانه برای آن سایت‌هایی که دوره‌ای مطابق با نیاز واقعی دارند.

یک نکته گسترده تر در مورد اتوکد و همگام سازی

اتوکد و سرویس گیرنده همگام سازی OneDrive هرگز ترکیبی راحت نبوده اند. انجمن‌های انجمن Autodesk مملو از درگیری‌های همگام‌سازی، آپلودهای مسدود شده، و بحث‌هایی درباره آن هستند .dwl فایل ها در پوشه های همگام سازی شده مشکل ذخیره سازی در این مقاله در واقع فقط یکی دیگر از علائم همین ناهماهنگی است. اگر تیم توسعه‌دهنده شما به‌شدت با کتابخانه‌های شیرپوینت همگام‌سازی شده کار می‌کند، ارزش آن را دارد که کل تنظیمات را با آن‌ها مرور کنید، نه فقط بخش نگهداری.

چک لیست: اتوکد، ذخیره سازی و کتابخانه ذخیره سازی

• معیارهای ذخیره سازی هر سایت تحت پوشش خط مشی حفظ را بررسی کنید و کتابخانه ذخیره سازی را با کتابخانه های زنده مقایسه کنید.
• کتابخانه را با نوع فایل گزارش فقط خواندنی و جستجو تجزیه کنید .bak، .dwl و .dwl2.
• تأیید کنید که کدام خط‌مشی‌های حفظ و نگهداری واقعاً سایت را پوشش می‌دهند Get-RetentionCompliancePolicy -DistributionDetail.
• سعی نکنید فایل ها را مستقیماً از کتابخانه ذخیره سازی حذف کنید.
• آن را در سطح خط‌مشی رفع کنید: سایت را ببندید، به تگ‌های نگه‌داری هدف تغییر دهید، یا دوره امضا را از هر کسی که مالک آن است تنظیم کنید.
• مهلت 30 روزه، تنظیم تایمر هفتگی و سطل زباله 93 روزه را قبل از بازگشت صندلی مجاز کنید.
• خاموش کنید *.bak، *.dwl و *.dwl2 از آپلودهای OneDrive یا غیرفعال کردن پشتیبان گیری اتوکد با ISAVEBAK، پس از صحبت با تیم تهیه پیش نویس.
• طراحی سایت های CAD را از سایت های اسناد عمومی جدا نگه دارید.

خط‌مشی‌های حفظ یکی از آن کنترل‌هایی هستند که به راحتی روشن می‌شوند و فراموش می‌شوند. این یکی دقیقاً همان کاری را که گفته شده بود انجام داد: هر پرونده ای را که حذف می شد به مدت هفت سال نگه داشت. درسی که برای من گرفتم این بود که “هر فایل” شامل فایل هایی است که هیچ انسانی برای نگه داشتن آنها انتخاب نکرده است و برخی برنامه ها تعداد زیادی از آنها را ایجاد می کنند.

منابع